Кузнецкий мост 22

Москва, Россия

Наш E-Mail

mail@hdmsk.ru

Время работы

Пн-Пт с 8:00 до 00:00

Какие документы подтверждают командировочные расходы

В командировке не обойтись без расходов. Сотруднику приходится покупать билеты до места назначения и обратно, оплачивать проживание в отеле или на квартире, платить за свое питание и пр. Эти затраты обязан взять на себя работодатель. В свою очередь служащему приходится подтверждать командировочные расходы соответствующими документами. Какие официальные бумаги предоставить бухгалтерии, чтобы получить полную денежную компенсацию?

Подтверждаем командировочные расходы документально

В зависимости от статьи расходов командированному сотруднику нужно предоставить те или иные документы. Важно сразу отметить, что подтверждать кассовыми чеками или квитанциями нужно только те затраты, которые подлежат возмещению. Если расходы относятся к категории «личное», это не касается компании – работник заплатит за них со своего кармана.

В каких случаях понадобится оформление командировочных документов:

  • проезд до пункта назначения и обратно. В зависимости от выбранного способа передвижения работнику нужно сдать с авансовым отчетом проездные билеты, посадочные талоны, квитанции на багаж и постельное белье и т. п.;
  • дополнительные транспортные расходы. Если командированный сотрудник воспользовался услугами такси, а это допускается при местонахождении аэропорта за чертой населенного пункта, то подтвердить такие расходы он может с помощью квитанции. Она должна быть оригинальной и корректно заполненной и содержать точную сумму к оплате;
  • проживание. При аренде частного жилья или бронировании номера в отеле работник должен позаботиться об оформлении необходимой отчетной документации. При проживании в отеле в такой комплект входят кассовый чек, гостиничный счет, акт о предоставлении услуг, свидетельство о регистрации гостиничного учреждения, действующий прейскурант. По запросу могут предоставляться справки и другие виды документов. При аренде квартиры посуточно комплект будет немного другим – он включает в себя квитанцию на оплату, договор об аренде жилья и свидетельство о регистрации;
  • питание. По этой статье расходов не всегда положена компенсация, поскольку считается, что работник может оплатить свое питание из суточных. В этом случае не понадобится собирать отчетность. Но если работодатель готов финансировать питание сотрудников отдельно, тогда стоит позаботиться о сборе кассовых чеков в ресторанах, кафе и столовых.

Представительские расходы, телефонные переговоры, оплата ужина при встрече с партнерами или клиентами – командировочные траты могут быть разнообразные. Если они заранее оговорены и одобрены начальством, сотрудник имеет право получить компенсацию при наличии отчетных документов.

Оставить ответ