Документы за проживание в отеле. Как отчитаться перед начальством?
Отправляют в командировку? Скорее всего вам выдадут аванс на проезд, проживание и питание. Узнайте, какую отчетность придется предоставить, чтобы по приезду не пришлось возвращать часть полученных денег и конфликтовать с бухгалтерией.
Помимо ж/д или авиабилетов необходимо сдать документы за проживание в отеле. Часто именно это становится основной статьей расходов.
Список отчетных документов:
- Кассовый чек с QR-кодом (если нет кассы, то выписывается гостиничный чек);
- Свидетельство о регистрации отеля;
- Актуальный прайс на номера;
- Акт о предоставлении услуг.
До 2008 года гостиничный счет выдавали строго по форме 3-Г, но сейчас следовать ей необязательно. Отель может разработать собственный документ – главное, чтобы он включал в себя: наименование документа с номером и серией, наименование ИП или организации, ИНН, стоимость проживания, дату оплаты, ФИО и должность ответственного лица с печатью и подписью.
Почему работодатель запрашивает эти сведения?
Командировочные документы, подтверждающие проживание, нужны руководителям, чтобы учесть расходы и уменьшить налог на прибыль. Поэтому важно, чтобы отчетность была достоверной – в случае обнаружения подделки компания может взыскать с вас причиненный ущерб. То есть часть аванса придется вернуть.
Проверка подлинности
Отчетные документы из гостиницы перепроверяют бухгалтеры. Специалист может усомниться в том, что сотрудник, будучи в командировке, действительно проживал в отеле. Подозрения могут возникнуть из-за отсутствия QR-кода, несоответствия суммы проживания с прайсом отеля, неполного или неправильного оформления чека по форме 3-Г.
Сначала бухгалтерия постарается заполнить пробелы и позвонит в гостиницу, чтобы уточнить информацию. Важно, чтобы персонал подтвердил факт вашего нахождения там в даты командировки.
Хотите приобрести отчетность от действующей гостиницы? Позвоните по номеру +7 (931) 322-70-37. Внесем вас в список постояльцев, подтвердим информацию для бухгалтерии и заплатим за вас налоги.
Не нарвитесь на фальшивку!
- Подозрительно низкая стоимость чека за гостиницу;
- Полная предоплата или внесение аванса;
- Отсутствие двухмерного кода.
Все это – повод задуматься, что вам продают. Подлинные кассовые чеки обязательно должны содержать реквизиты компании, которая оказывала услугу и достоверные данные о платежной операции (сколько «заплатили» отелю).
Проверьте ИНН, отображенный на чеке, на сайте ЕГРЮЛ. Возможно, что компания закрылась или никогда не существовала. Все эти данные будут доступны и вашей бухгалтерии.
Помимо проверки реквизитов отсканируйте QR-код. Сделать это можно через приложение ФНС, на айфоне функция считывания двухмерного кода встроена в камеру.
Не рискуйте работой и репутацией –
тщательно проверяйте документы за проживание в отелях и хостелах.
А если позвонить?
Качество подделок может быть на высшем уровне. Но один звонок в отель – и вот вас уличили во лжи. Потому что вас не внесли в список гостей. Сотрудники гостиницы откроют журнал регистрации, не увидят вас и озвучат бухгалтеру, что в указанные даты такой постоялец не проживал.
В этом ОГРОМНОЕ отличие нашей компании от сотен других подобных предложений на рынке. Мы продаем подлинные чеки, вносим каждого покупателя в базу постояльцев и готовы подтвердить факт проживания по телефону.
Для безопасной сделки позвоните нам!